4 Sachbearbeiter/Schreibkräfte (m/w/d) Ausländer- und Asylangelegenheiten
Anforderungsprofil:
1. Erforderlich ist:
· eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau
2. Wünschenswert sind:
· einschlägige Verwaltungskenntnisse
· Grundkenntnisse des Ausländer- und Asylrechts sowie des Verwaltungsverfahrensrechts
· Sicherheit in Orthographie und Grammatik
· anwendungsbereite Kenntnisse der Standard- und fachspezifischen Software () · Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
· ein sehr gutes mündliches Ausdrucksvermögen, die Fähigkeit qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu erzielen, ein hohes Planungs- und Organisationsverhalten verbunden mit einer entsprechenden Arbeitseffizienz sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und zum teamorientierten Verhalten
[Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.]
Das Aufgabengebiet umfasst:
1. Führung des Abteilungsleitersekretariats sowie Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Abteilung, insbesondere
· Planung, Koordinierung und Überwachung der Termine für die Bereichsleitung, ggf. Organisation des Besucherverkehrs
· Führung der Wiedervorlage einschließlich Kontrolle der Wiedervorlagetermine
· Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für die Leitungsberatungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen
· Weiterleitung von Presseanfragen gemäß Festlegung sowie Bündelung der Zuarbeiten für die termingerechte Weitergabe
· Vertretung anderer Sekretariate im Amt
· Aufbereitung und Weiterleitung von statistischen Daten
· Koordinierung der Beantwortung von Vorlagen im KSD sowie formale Bearbeitung der Vorlagen (Termin-, Verlaufs- und Umsetzungskontrolle)
· Wahrnehmung von Aufgaben in Angelegenheiten der Personalverwaltung, u. a.
o Führung der Personalkartei und der An- und Abwesenheitsnachweise
o Koordinierung der gerichtlichen Zeugenladung von Mitarbeitern
o ausfertigen, einnehmen und ablegen von Zeiterfassungskarten
o Kontrolle und Abgabe der Überstundenbelege an das Personal- und Organisationsamt
o Koordinierung der Termine zu Aus-, Weiter- und Fortbildungen der Mitarbeiter
· Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten und Sprechzeiten sowie Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen
· Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten, u. a.
o Bestellen und Verwalten des Büro- und Arbeitsmaterials
o Erfassung und Verteilung des eingehenden Schriftverkehrs
o Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw.)
o Ablage des Schriftgutes gemäß Aktenordnung und dem für das Amt geltenden Aktenplan einschließlich Archivierung entsprechend der sachlichen und zeitlichen Vorgaben
o organisatorische Vorbereitung von Beratungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen
o Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw. –mitschriften
o Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben
o Organisation der Umläufe zu verwaltungsinternen und amtlichen Informationen und juristischen Schriften
o Erledigung notwendiger Botendienste
o Wahrnehmung sonstiger übertragener organisatorischer Aufgaben
- Bearbeitung von Ausländer- und Asylangelegenheiten, insbesondere
· Protokollierung von Sicherheitsgesprächen, auch vom Tonträger
· Passbeschaffung für die Staaten Serbien und Montenegro für den Freistaat Thüringen einschließlich der Bearbeitung des dazugehörigen Schriftverkehrs (Anträge etc.) mit Botschaften und Ausländerbehörden
Vordruck- und Formularsachbearbeitung, u. a. die Erarbeitung von Vorlagen für Vordrucke und Formulare nach Vorgabe der Fachabteilungen sowie diesbezügliche Zusammenarbeit mit dem Personal- und Organisationsamt im Rahmen der Fertig- und Bereitstellung der Vordrucke und Formulare
Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung, insbesondere
· Übernahme von Teilaufgaben bzw. Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
· Pflege von Daten und entsprechender Datenstrukturen
· Archivierungstätigkeiten
5. Wahrnehmung von sonstigen Aufgaben, insbesondere
· Führung der Handkasse für die Sachgebiete Ausländer- und Asylangelegenheiten
· Wahrnehmung der Vertretung der übrigen Sachbearbeiter/Schreibkräfte (m/w/d) in der Ausländerbehörde
Die Wahrnehmung der Tätigkeiten erfordert die Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2) nach § 9 SÜG.
Neben dieser anspruchsvollen und interessanten Tätigkeit bieten wir Ihnen:
· ein kollegiales Team und eine intensive Unterstützung während Ihrer Einarbeitung,
· 30 Tage Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr bei einer Kalenderwoche von fünf Arbeitstagen,
· eine betriebliche Altersvorsorge in der Zusatzversorgungskasse des öffentlichen Dienstes,
· tariflich vermögenswirksame Leistungen,
· ein ermäßigtes Ticket für den Personennahverkehr ("Job-Ticket"),
· ein flexibles Gleitzeitmodell mit der Möglichkeit von Freizeitausgleich,
· einen sicheren Arbeitsplatz,
· eine bedarfsgerechte fachliche und persönliche Weiterbildung,
· einen Anspruch auf Bildungsfreistellung gemäß dem Thüringer Bildungsfreistellungsgesetz sowie
· gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
Bewertung: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst)
Bewerbungsfrist: 24. Mai 2024
Jetzt online über die Homepage der Landeshauptstadt Erfurt bewerben! (https://www.erfurt.de/ef147663)
Hinweise:
· Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
· Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
· Sollten Sie keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung haben, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
· Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
· Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten, welche auf der Website "Personalwirtschaft: Erhebung von personenbezogenen Daten -Artikel 13 DSGVO" (www.erfurt.de/ef139794) einsehbar sind.
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
