Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau

2. Wünschenswert sind:

• einschlägige Verwaltungskenntnisse
• Grundkenntnisse des Ausländer- und Asylrechts sowie des Verwaltungsverfahrensrechts
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• anwendungsbereite Kenntnisse der Standard- und fachspezifischen Software
• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• ein sehr gutes mündliches Ausdrucksvermögen, die Fähigkeit qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu erzielen, ein hohes Planungs- und Organisationsverhalten verbunden mit einer entsprechenden Arbeitseffizienz sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit und zum teamorientierten Verhalten

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Aufgabengebiet

1. Führung des Abteilungsleitersekretariats sowie Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Abteilung, insbesondere

• Planung, Koordinierung und Überwachung der Termine für die Bereichsleitung, ggf. Organisation des Besucherverkehrs
• Führung der Wiedervorlage einschließlich Kontrolle der Wiedervorlagetermine
• Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für die Leitungsberatungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen
• Weiterleitung von Presseanfragen gemäß Festlegung sowie Bündelung der Zuarbeiten für die termingerechte Weitergabe
• Vertretung anderer Sekretariate im Amt
• Aufbereitung und Weiterleitung von statistischen Daten
• Koordinierung der Beantwortung von Vorlagen im KSD sowie formale Bearbeitung der Vorlagen (Termin-, Verlaufs- und Umsetzungskontrolle)
• Wahrnehmung von Aufgaben in Angelegenheiten der Personalverwaltung, u. a.
• Führung der Personalkartei und der An- und Abwesenheitsnachweise
• Koordinierung der gerichtlichen Zeugenladung von Mitarbeitern
• ausfertigen, einnehmen und ablegen von Zeiterfassungskarten
• Kontrolle und Abgabe der Überstundenbelege an das Personal- und Organisationsamt
• Koordinierung der Termine zu Aus-, Weiter- und Fortbildungen der Mitarbeiter
• Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten und Sprechzeiten sowie Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen
• Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten, u. a.
• Bestellen und Verwalten des Büro- und Arbeitsmaterials
• Erfassung und Verteilung des eingehenden Schriftverkehrs
• Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw.)
• Ablage des Schriftgutes gemäß Aktenordnung und dem für das Amt geltenden Aktenplan einschließlich Archivierung entsprechend der sachlichen und zeitlichen Vorgaben
• organisatorische Vorbereitung von Beratungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen
• Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw. –mitschriften
• Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben
• Organisation der Umläufe zu verwaltungsinternen und amtlichen Informationen und juristischen Schriften
• Erledigung notwendiger Botendienste
• Wahrnehmung sonstiger übertragener organisatorischer Aufgaben

2. Bearbeitung von Ausländer- und Asylangelegenheiten, insbesondere

• Protokollierung von Sicherheitsgesprächen, auch vom Tonträger
• Passbeschaffung für die Staaten Serbien und Montenegro für den Freistaat Thüringen einschließlich der Bearbeitung des dazugehörigen Schriftverkehrs (Anträge etc.) mit Botschaften und Ausländerbehörden

3. Vordruck- und Formularsachbearbeitung, u. a. die Erarbeitung von Vorlagen für Vordrucke und Formulare nach Vorgabe der Fachabteilungen sowie diesbezügliche Zusammenarbeit mit dem Personal- und Organisationsamt im Rahmen der Fertig- und Bereitstellung der Vordrucke und Formulare

4. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung, insbesondere

• Übernahme von Teilaufgaben bzw. Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
• Pflege von Daten und entsprechender Datenstrukturen
• Archivierungstätigkeiten

5. Wahrnehmung von sonstigen Aufgaben, insbesondere

• Führung der Handkasse für die Sachgebiete Ausländer- und Asylangelegenheiten
• Wahrnehmung der Vertretung der übrigen Sachbearbeiter/Schreibkräfte (m/w/d) in der Ausländerbehörde

Die Wahrnehmung der Tätigkeiten erfordert die Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2) nach § 9 SÜG.

Wir bieten

Neben dieser anspruchsvollen und interessanten Tätigkeit bieten wir Ihnen:

• ein kollegiales Team und eine intensive Unterstützung während Ihrer Einarbeitung,
• 30 Tage Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr bei einer Kalenderwoche von fünf Arbeitstagen,
• eine betriebliche Altersvorsorge in der Zusatzversorgungskasse des öffentlichen Dienstes,
• tariflich vermögenswirksame Leistungen,
• ein ermäßigtes Ticket für den Personennahverkehr ("Job-Ticket"),
• ein flexibles Gleitzeitmodell mit der Möglichkeit von Freizeitausgleich,
• einen sicheren Arbeitsplatz,
• eine bedarfsgerechte fachliche und persönliche Weiterbildung,
• einen Anspruch auf Bildungsfreistellung gemäß dem Thüringer Bildungsfreistellungsgesetz sowie
• gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements

Bewerbungsfrist: 24. Mai 2024

Hinweise

• Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
• Sollten Sie keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung haben, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.